De toegang tot PM CRM is beveiligd via multi factor authenticatie. Wanneer men zich aanmeldt, dan wordt in feite eerst een verbinding gelegd met een separate authenticatieserver. Daarin is vastgelegd welke personen waar toegang toe hebben. Wordt de gebruiker door dit systeem herkend, dan zal het systeem de applicatie openen.
De toegang geschiedt middels het e-mailadres, een wachtwoord plus een aparte authenticatiecode.
U kunt op 3 niveau’s een onbeperkt! aantal labels toevoegen. Labels zijn vrije velden, welke u zelf kunt aanmaken voor zowel ten aanzien van uw relaties, als de contactpersonen en activiteiten.
Met het gebruik van labels is het relatiebeheersysteem voor iedere branche in te richten. In de basis (de relatiekaart) worden gegevens en gebeurtenissen vastgelegd. Met behulp van labels kunt u:
Vervolgens kunt u zoeken op al die labels en rapportages maken. Ook kunt u selecties maken voor maillijsten, nieuwsbrieven of andere acties.
Draag zorg dat er een goede structuur in de labels is aangebracht en dat er een goed beheer is.
Geef uw relaties toegang tot PM CRM en zij hebben direct inzage in de afspraken, documenten en acties waar zij bij zijn betrokken. Maak het voor hen extra aantrekkelijk door hen via PM CRM direct toegang te verlenen tot de overige online programma’s van andere partijen. Dat kan door in PM CRM de externe koppelingen (url’s oftewel de adressen van websites) met die pakketten vast te leggen.
Uw relaties loggen dan in op uw PM CRM-systeem en hebben direct toegang tot hun overige software producten. Daarmee bereikt u dat er een continue verbinding is met uw relaties. Wel zo handig.
Ons streven is dat PM CRM het hart van de onderneming wordt. Dat houdt in dat van alle directe relaties de gegevens èn communicatie op één plek wordt opgeslagen, zodat alle betrokkenen beschikken over precies dezelfde informatie. In dit systeem worden dus ook de contactpersonen en relatiegegevens vastgelegd en onderhouden.
Via de open api-structuur is het mogelijk dat de gegevens vanuit PM CRM automatisch worden ‘opgehaald’ door de andere programma’s die door uw organisatie worden gebruikt. Koppel bijvoorbeeld het boekhoudpakket aan PM CRM. Wijzigt een adres in PM CRM, dan wordt dat automatisch bijgewerkt in het boekhoudpakket. Dat kan ook bij alle andere online pakketten. De leveranciers kunnen de koppelingen eenvoudig maken. De koppelingsmogelijkheid geldt voor alle velden. Dus ook voor bijvoorbeeld het bijwerken van uw agenda, telefoonregister of urenregistratie- en facturatiesysteem.
In dit relatiebeheersysteem legt u niet alleen de gegevens vast van uw klanten , prospects en leveranciers, en contactpersonen, maar ook:
Binnen PM CRM kunnen ook documenten en bestanden worden opgeslagen. In plaats van het verzenden van bestanden, plaatst u het document in het relatiedossier en maakt direct voor de betreffende persoon (of groep van personen) een actie aan, dan verschijnt deze direct in het overzichtsscherm. U hoeft dan geen verzending per e-mail te doen en alles is direct geregistreerd. Wel zo veilig en AVG-proof.
Sla e-mails die u ontvangt direct op in PM CRM. Wij zien nu gebeuren dat de interne gebruikers veelal in eigen e-mailmappen de ontvangen en verzonden e-mails opslaan. Dat is een heel groot risico. Ten eerste bestaat er dan geen compleet dossier en ten tweede geldt dat wanneer een medewerker uit dienst gaat, dat gegevens verloren kunnen gaan.
Bepaal zelf wie toegang heeft tot welke relaties. PM CRM onderscheidt zich van andere systemen door de mogelijkheid te bieden om per relatie te bepalen wie toegang heeft tot welke relaties, zowel ten aanzien van interne medewerkers als van externe personen.
Indien ook de relatie (uw klant, prospect, leverancier of accountant) toegang heeft, dan kan bepaalde informatie toch aangemerkt worden als ‘intern’. Dat houdt in dat uitsluitend de gekoppelde medewerkers toegang hebben. Wanneer bijvoorbeeld een overeenkomst nog in concept is. Zodra gereed, dan kunt u deze ontsluiten voor uw relatie.
Wij noemen dit principe: ‘Open communicatie ………… tenzij”.
